CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

ANTECEDENTES Y OBJETIVOS
Ninguna política o código escrito puede por sí solo garantizar el cumplimiento con las leyes y la conducta ética. Nuestra responsabilidad comienza, pero no termina con el cumplimento de las leyes y las políticas de la compañía. El Código de ética y conducta significa el compromiso de cada uno de nosotros por vivir y hacer vivir los lineamientos que determinan la forma en que debemos proceder; más que un texto, es el documento que marca la línea para comportarnos de manera íntegra y reflejar así la cultura de la gran familia MAINT S.A.
Recursos Humanos en conjunto con la Gerencia General de MAINT S.A., consciente de que los valores morales y éticos son un pilar fundamental de toda sociedad humana y que su aplicación dentro de una organización debe impregnar el quehacer diario de quienes la conforman, emite el siguiente Código de ética y conducta para proporcionar a sus empleados un conjunto de normas que regulen su comportamiento y conducta, tanto en el ejercicio de sus funciones, como en sus actividades privadas que repercutan en la imagen y reputación de la empresa. La vigencia y aplicación del Código de ética y conducta se extiende a los grupos de interés de MAINT S.A. en la medida en la que contribuyen a las buenas prácticas de convivencia de la sociedad, aunque no en cuanto a las sanciones establecidas por su incumplimiento que rigen para todos los colaboradores de MAINT S.A.
ALCANCE
Todos los colaboradores de MAINT S.A.
DEFINICIÓN
- Grupo de interés: Accionistas, Clientes, Proveedores y Comunidad en general.
RESPONSABLES
- Gerencia General: Aprobar y hacer cumplir el Código de acuerdo con las necesidades del Negocio.
- Gerentes y/o Coordinadores de Área: Supervisar y hacer cumplir lo establecido en el Código.
- Área de Recursos Humanos: Modificar según se requira y velar por la correcta y equitativa aplicación del Código.
- Empleados: Cumplir lo establecido en el Código.
OBLIGATORIEDAD DE SU APLICACIÓN
El Código de ética y conducta es de observancia obligatoria para todos los empleados de MAINT S.A., sin perjuicio de lo normado en el “Reglamento Interno de Trabajo”. Los accionistas, representantes legales y demás empleados de la empresa, tienen la obligación de conocer y cumplir las disposiciones del presente Código y de colaborar para facilitar su implementación.
El Código de ética y conducta se extiende a los empleados que presten servicios bajo cualquier modalidad. Los casos de incumplimiento a las normas en este Código serán presentados al departamento de Recursos Humanos para su resolución.
Las sanciones que se aplicarán en caso de incumplimiento son las mismas que se establecen en el Reglamento Interno de Trabajo.
Ningún empleado puede ser obligado a cumplir órdenes o instrucciones contrarias a la ley, a la moral o a los principios contenidos en el presente Código. Si se presentare una situación de estas características, el empleado deberá reportarla a Recursos Humanos o la Gerencia General con el fin de que tome las medidas correspondientes. El reporte se lo hará formalmente, por escrito o mediante el Buzón de Sugerencia/Denuncia (https://www.maintlatam.com/contactenos/) de forma anónima.
PRINCIPIOS GENERALES
6.1 VALORES ORGANIZACIONALES
En la empresa orientamos todas nuestras actividades hacia el cumplimiento de los valores de:
- Confianza: nuestro trabajo honesto y comprometido nos lleva a construir relaciones duraderas y confiables entre colaboradores y clientes.
- Innovación: innovar es parte de nuestro ADN. Por eso nos actualizamos constantemente para ser referencia en entornos competitivos con la creación de nuevas soluciones y servicios de avanzada tecnología.
- Trabajo en equipo: juntos creamos unión y sinergia entre nuestros equipos de trabajo con proactividad para alcanzar metas y retos planteados.
- Compromiso: el vínculo entre nuestros colaboradores es clave para asegurar un ambiente laboral saludable y positivo basado en la motivación para lograr objetivos comunes.
- Respeto: aceptamos y trabajamos en nuestras diferencias y brindamos un trato mutuo con calidez humana, para fomentar un sentimiento de pertenencia positiva bajo el cual todos nos sentimos identificados.
- Responsabilidad social: buscamos ser un ejemplo de empresa responsable en la industria implementando medidas para minimizar nuestro impacto ambiental y promoviendo la diversidad e igualdad de oportunidades dentro de nuestro equipo de trabajo.
  
  6.2 PRINCIPIOS DE CONDUCTA Y ÉTICA
  En la empresa respetamos los Principios de Conducta:
- Apego a las Normas Establecidas
  Toda actividad personal debe realizarse con apego a las normas, leyes, reglamentos y políticas vigentes.
- Integridad
  Es la congruencia entre lo que decimos y lo que hacemos, pretendiendo en todo momento una actitud ética. Es nuestro interés tratar a clientes, proveedores, accionistas, autoridades y empleados de manera respetuosa, cordial y de colaboración teniendo siempre un trato profesional, buscando la armonía entre individuo y Empresa.
- Equidad
  Todas las personas merecen un trato digno, independientemente de su sexo, edad, nivel jerárquico, convicción personal o cualquier otra circunstancia o característica.
- Honestidad
  Ser honesto es actuar con rectitud y honradez. Este es un principio primordial como Empresa y en lo individual. Por lo que, en todo momento se le deberá proporcionar al cliente la información correcta y completa de las características de los productos o servicios que se ofrecen.
- Actitud
  Nuestro actuar debe reflejar el optimismo y entusiasmo por hacer bien nuestro trabajo. Ser positivo ayuda a crear un ambiente adecuado en nuestras relaciones.
- Responsabilidad
  La responsabilidad es la disposición de asumir las consecuencias de las decisiones tomadas y dar respuesta de los propios actos. Esto nos hace confiables y veraces en nuestras acciones.
DEL COMPROMISO CON MAINT S.A.
Los empleados de MAINT S.A. deberán utilizar siempre, de manera adecuada todos los medios puestos a su disposición para evitar acciones que le puedan reportar perjuicios, para lo cual:
7.1 EMPLEADOS
- Protegerán y cuidarán los activos de MAINT S.A. que han sido puestos a su disposición para la realización de sus funciones. No podrán disponer en forma personal de estos activos y responderán por el uso inadecuado de los mismos. Como activo se entenderá todo bien tangible o intangible de propiedad de la empresa (útiles de oficina, software, hardware, marcas y vehículos como motos, camionetas, automóviles, furgonetas, etc.).
- Cuidarán y extremarán las seguridades hacia los sistemas informáticos puestos a su disposición.
- No descargarán en sus equipos de computación, programas o sistemas ilegales o sin licencia, no autorizados por MAINT S.A.
- Respetarán la propiedad intelectual de MAINT S.A. en relación con los cursos, proyectos, software, manuales, videos, tecnología, “know-how” y otras obras o trabajos desarrollados internamente en la empresa.
- No utilizarán la imagen, nombre, o, las marcas de MAINT S.A. para actividades ajenas a sus funciones.
- No obtendrán beneficio personal de negocios que sean de interés de MAINT S.A.
- No harán uso inadecuado del correo electrónico, del Internet y demás herramientas tecnológicas puestas a su disposición para el desarrollo de sus labores.
- No ingresarán a las instalaciones de la Empresa ni podrán laborar bajo los efectos del alcohol, sustancias estupefacientes o psicotrópicas, ni fumar dentro de las instalaciones.
- Contribuirán a un ambiente laboral sano, armonioso, de respeto y consideración entre compañeros y jefaturas en general y con clientes y asociados, sin distinción de jerarquía o antigüedad.
- Se encuentra prohibida la divulgación no autorizada de información interna de la Empresa por cualquier medio salvo la requerida por las autoridades, y ésta sólo podrá ser facilitada por las áreas y personas autorizadas por cada Gerente y Coordinador.
- Cumplirán lo señalado en la Politica Anticorrupción y Antisoborno de la empresa.
  
  7.2 CONSUMO DE BEBIDAS ALCOHÓLICAS Y DROGAS
  MAINT S.A. prohíbe estrictamente a sus empleados el consumo, posesión, venta, intento de venta, transporte, distribución, o manufactura de drogas o de cualquier otra sustancia controlada, sin importar la cantidad o la forma en que sea, mientras desarrollen actividades en horarios de trabajo y se encuentren dentro de las instalaciones propias, de los clientes o de los vehículos de la Empresa.
  El consumo de bebidas alcohólicas se limitara a eventos organizados por Maint S.A. y autorizados por la Gerencia General.
  
  7.3 MEDIO AMBIENTE
  La Empresa está fuertemente comprometida con la protección y preservación del medio ambiente, por ello todos los empleados de la Empresa deberán cumplir con las disposiciones legales al respecto, sean internas, locales y/o gubernamentales.
  
  7.4 AMENAZAS Y VIOLENCIA EN EL LUGAR DE TRABAJO
  La violencia física o las amenazas en el lugar de trabajo deben ser reportadas y atendidas de manera inmediata y conforme a la Política De Prevención De discriminación, acoso laboral, acoso sexual, violencia en el lugar de trabajo.
  La Empresa prohíbe la posesión de cualquier tipo de arma en el lugar de trabajo.
  
  7.5 NORMAS CONTRA EL TRABAJO FORZOSO Y TRABAJO INFANTIL
  MAINT S. A., rechaza y prohíbe totalmente cualquier práctica de trabajo forzado, trata de personas y trabajo infantil; y se compromete a actuar con transparencia, ética e integridad en todas sus relaciones laborales, de tal manera que se garantice que no existan dentro de la empresa estas formas de violentar la ley y los derechos humanos de las personas.
  En caso de incumplimiento de la presente política, se aplicará la máxima sanción establecida en el Reglamento Interno de la empresa.
  
  MAINT S. A., declara además que dentro de sus compromisos con el país y en estricto cumplimiento con sus leyes, se obliga a respetar los derechos humanos, a no ejercer ninguna forma de discriminación y no tolerar el trabajo infantil ni ninguna forma de abuso laboral.
  
  MAINT S. A., conoce de la prohibición de la contratación de trabajo infantil de niños y niñas menores de 15 años y de adolescentes hasta su mayoría de edad cuando se trata de las peores formas de trabajo infantil como lo establece la legislación nacional.
  
  En el artículo 134 del Código del Trabajo; así como acorde a lo establecido en el numeral 1 del mismo cuerpo de ley Art. 138 se prohíbe: “Todas las formas de esclavitud o las prácticas análogas a la esclavitud, como la venta y el tráfico de niños, la servidumbre por deudas y la condición de siervo, y el trabajo forzoso u obligatorio, incluido el reclutamiento forzoso u obligatorio de niños para utilizarlos en conflictos armados”.
  
  MAINT S. A., garantiza que no contrata y que no contratará en el futuro, directa o indirectamente, ni a través de cualquier proveedor a ningún niño o niña menor de 15 años y adolescentes hasta su mayoría de edad en el caso de las peores formas de trabajo infantil, dentro de sus operaciones o actividades de manera que contravenga con las leyes y regulaciones vigentes.
  
  7.6 ACOSO DE CARGO O SEXUAL
  En ninguna circunstancia un jefe(a) o mando superior que delega, podrá exigir a un subalterno(a) la ejecución de acciones ajenas para las cuales se le ha contratado; de ahí el que está prohibido ejercer cualquier clase de presión para obligar o incitar a un empleado a que ejecute un acto determinado que no corresponde con sus funciones y descripción del puesto.
  
  Está prohibido para cualquiera que actúa dentro de MAINT S.A., el acosar a cualquier otro que actúe dentro de la Empresa para la obtención de una relación personal.
CONFLICTO DE INTERESES
El conflicto de intereses surge de manera primaria cuando entran en juego los intereses de la Empresa, los personales y, en su caso, los de terceros.

Existe un deber ético: el abstenernos de aceptar obsequios, gratificaciones o atenciones que puedan crear un compromiso o para que se desarrolle una determinada conducta para favorecer a un tercero en contra de las políticas e intereses de la Empresa, de acuerdo a lo señalado en la Política Anticorrupción y Antisoborno.

Nuestras relaciones externas se deben realizar de acuerdo con nuestras políticas y procedimientos, eliminando así cualquier situación que pueda tornarse en un conflicto de intereses.

Los empleados de MAINT S.A., deberán evitar situaciones en las que sus intereses personales puedan insinuar conflicto con los intereses de la empresa o sus clientes.

Todos los empleados en forma obligatoria deben revisar objetivamente sus actos en todo momento y deben preguntarse si a criterio de un observador razonable y desinteresado, un cliente, un proveedor, un accionista, un representante gubernamental, entre otro, tuviese razón para creer:
* Que la naturaleza confidencial de las relaciones bancarias ha sido violada.
* Que los negocios con MAINT S.A. han sido hechos solamente sobre una base de amistad, lazos familiares, la recepción y otorgamiento de regalos o para procurar complacer los intereses de algún grupo en especial.
* Que el nombre de MAINT S.A. es usado por sus funcionarios y empleados como un modo de obtener provecho personal al tratar con otras personas en sus actividades.

En conclusión, los empleados de MAINT S.A. deberán anteponer siempre los intereses de la empresa y sus clientes, sobre sus intereses particulares o familiares.

Recursos Humanos previo a la contratación de los empleados de MAINT S.A. deberán solicitar información acerca de sus posibles conflictos de interés que tenga con le empresa, como producto de sus relaciones personales, familiares, profesionales, patrimoniales o por cualquier otra causa justificada. Esta información tendrá un tratamiento de confidencialidad al interior de la empresa y será comunicada a la Gerencia General.

8.1 REGALOS
La conducta de los empleados de MAINT S.A. debe incorporar los mayores estándares de ética y transparencia en las relaciones con sus clientes y proveedores. En principio, no está permitido que los empleados de MAINT S.A. reciban regalos de parte de los clientes o proveedores, sin embargo, en caso de que estos envíen regalos o realicen atenciones a los empleados de MAINT S.A. y con el ánimo de no ofenderlos, el empleado aceptará el regalo o la atención en la medida en que estos se mantengan dentro de parámetros establecidos en la Política Anticorrupción y Antisoborno de la empresa.

Por ningún motivo se aceptarán regalos que sean en efectivo.

Los empleados de MAINT S.A. podrán hacer regalos a sus clientes, únicamente si se trata de artículos publicitarios de la empresa y/o sus proveedores.
CONTROL DE LA INFORMACIÓN Y DE LA CONFIDENCIALIDAD
9.1 DEL SECRETO PROFESIONAL
Todo tipo de información “no pública” que el empleado conozca por efectos del desempeño de su actividad profesional sobre MAINT S.A., sus clientes u otros empleados, está sujeta a secreto profesional y por lo tanto no podrán ser proporcionados a terceros, salvo que de por medio exista autorización expresa de la empresa, del empleado, del cliente o haya algún requerimiento de tipo legal.
El principio del secreto profesional subsistirá aún luego de que la relación laboral con el empleado haya terminado. Una vez terminada la relación laboral el empleado no puede llevarse consigo ningún tipo de información de MAINT S.A., sus clientes u otros empleados, sea está escrita, en medio magnético, ni aún la información que está archivada en su computador personal.

9.2 DE LA INFORMACIÓN DE MAINT S.A.
Todo tipo de información sobre MAINT S.A., como informes, objetivos, proyectos, planes estratégicos, presupuestos y otros datos no públicos serán considerados de carácter confidencial. Si el empleado participa como profesor, conferencista, moderador o escritor de algún medio de comunicación, deberá evitar declaraciones u opiniones que comprometan la imagen, los intereses o la información privada o confidencial de la empresa. El mismo criterio se aplicará al empleado que participe en foros de comunidades virtuales (páginas y sitios de Internet).

9.3 DE LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
MAINT S.A. recolectará, usará y conservará de los clientes, proveedores y empleados, únicamente la información que sea necesaria para el negocio. La información en poder de MAINT S.A., será protegida usando las mejores prácticas de seguridad de la información. Esta información será conservada por el tiempo que sea necesario de acuerdo con las políticas internas de la empresa, los contratos o acuerdos de confidencialidad; o por disposiciones legales. Sólo personal autorizado tendrá acceso a la información en general de los clientes, proveedores y empleados.

9.4 DEL SOFTWARE Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SOBRE EL USO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A CARGO DEL EMPLEADO
- Las claves y códigos de acceso son personales, intransferibles y deberán mantenerse en forma reservada, serán utilizadas exclusivamente para dar cumplimiento a las tareas asignadas, respetando las políticas internas, la confidencialidad y el sigilo de la empresa. Cada empleado es responsable por la seguridad de la información disponible en su terminal, por lo tanto, deberá bloquear el acceso a la misma cuando no la esté utilizando.
- Los empleados de MAINT S.A. no podrán utilizar los equipos a ellos asignados, en actividades personales, para beneficio de terceros o en actividades consideradas ilegales o ilícitas.
- Los equipos, programas y dispositivos de tecnología de información, no podrán ser sacados fuera de las instalaciones físicas de MAINT S.A., sin que exista de por medio la debida autorización.
- Los equipos, programas y dispositivos de tecnología de información, no podrán ser utilizados para fines ilícitos, ilegales, inmorales o que atenten contra las buenas costumbres.
CUMPLIMIENTO Y ADHESIÓN
10.1 DE LA COMUNICACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
Es responsabilidad del área de Recursos Humanos la comunicación y difusión del presente Código de ética y conducta entre todos los empleados de MAINT S.A., para lo cual utilizará los medios más idóneos a nivel individual y masivo.

A través de Recursos Humanos y formalmente, el empleado deberá ser responsable con el contenido del Código ética y conducta y deberá comprometerse a cumplirlo y a hacerlo cumplir.

10.2 DE LA ADHESIÓN A LOS PRINCIPIOS DEL CÓDIGO
Cualquier empleado de MAINT S.A. que tuviere indicios razonables de que se han cometido actos de carácter ilícito, ilegal, inmoral u otros que vayan en contra de lo estipulado en el presente Código de ética y conducta, está en la obligación de informarlo a Recursos Humanos o a la Gerencia General mediante los medios de comunicación establecidos. Estos informes se mantendrán con absoluta confidencialidad respecto de quien ha informado del acto y de quien está involucrado, así como de cuál es la contravención informada.

Los informes que se envíen deberán estar sustentados, no deberán provenir de rumores, ni tener intenciones maliciosas, que de existir se considerará como falta grave.

Los empleados de MAINT S.A. deberán colaborar incondicionalmente con las investigaciones relacionadas con el cumplimiento del presente Código de ética y conducta, cuando ésta le sea solicitada.

10.3 DE LAS SITUACIONES DE DUDA
Cualquier empleado de MAINT S.A. que tenga dudas sobre situaciones específicas no estipuladas en el presente Código de ética y conducta o que pudiera sospechar una situación de conflicto de intereses o la existencia de eventos que pudieran perjudicar a MAINT S.A. u otras situaciones que parezcan contrarias a los principios promulgados en este Código, deberá comunicarse con el Área de Recursos Humanos o a la Gerencia General, quien canalizará las inquietudes o situaciones presentadas a las instancias correspondientes para su resolución.

10.4 DE LAS SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO
La inobservancia de las normas establecidas en el presente Código de ética y conducta, sean éstas de tipo parcial o total, serán consideradas como una falta y como tal serán sancionadas de acuerdo con lo que se estipula en el Reglamento Interno de Trabajo de MAINT S.A., previa presentación a la Gerencia General y Gerente o Coordinador de Área para su resolución.

Sin perjuicio de lo anterior, el empleado de MAINT S.A. queda sujeto a las sanciones de tipo legal que correspondan por la violación de los principios del presente Código.