POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO

	SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD	Código: POL-LEG-001
POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO

REGISTRO DE CAMBIOS

1. OBJETIVO

El fin de esta Política Anticorrupción y Antisoborno es orientar a nuestros empleados o quienes trabajan directa o indirectamente a nombre de MAINT S.A en lo concerniente a las normas anticorrupción aplicables con cualquier conducta que pudiese llegar a ser considerada como un soborno o que pueda en cualquier otra forma, ser considerada corrupta.

2. ALCANCE

Esta política es de cumplimiento obligatorio, sin excepción, para todos los Accionistas, Gerentes y Empleados, como también para todas las personas naturales o jurídicas que mantengan una relación comercial, de servicios y/o negocios, que trabajen a nombre o en conjunto con MAINT S.A., y que se encuentren tanto dentro como fuera del país.

En adelante a todos aquellos que intervengan a nombre, en conjunto, así como en representación de MAINT S.A., dentro de esta política se los reconocerá como “Miembros de MAINT”.

3. DEFINICIÓN

• Soborno: oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directa o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona.
• Socio de Negocios: parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial
• Conflicto de Intereses: situación donde los intereses de negocios, financieros, familiares, políticos o personales podrían interferir con el juicio de valor del personal en el desempeño de sus obligaciones hacia la organización.
• Debida Diligencia: proceso para evaluar con mayor detalle la naturaleza y alcance del riesgo de soborno y para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones en relación con transacciones, proyectos, actividades, socios de negocios y personal específicos.
  

4. RESPONSABLES

GERENCIA GENERAL: Aprobará la Política Anticorrupción y Antisoborno de la Organización y velará por el cumplimiento de esta.

RECURSOS HUMANOS: brindará apoyo a la Oficial de Cumplimiento en la gestión de las denuncias, particularmente en la ejecución de acciones disciplinarias, procesos internos y actividades de capacitación relacionadas con la presente política.

Comité de Ética:  actuará en coordinación con la Oficial de Cumplimiento, quien pondrá en su conocimiento las denuncias recibidas que requieran análisis, investigación o pronunciamiento. El Comité de Ética evaluará los casos, ordenará las investigaciones que correspondan y emitirá las recomendaciones a la Gerencia General sobre las acciones correctivas y disciplinarias a aplicar.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: Será responsable de la administración de los canales de denuncia establecidos por la organización, de la recepción, custodia y tratamiento de las denuncias recibidas, garantizando la confidencialidad, imparcialidad, protección del denunciante y la conservación de la evidencia correspondiente. Asimismo, será responsable de promover y difundir el conocimiento de dichos canales entre los Miembros de MAINT y terceros relacionados.

GERENTES Y/O COORDINADORES: Serán responsables de la implementación de la política en la empresa, procurando, motivando y facilitando su incorporación en los modelos de gestión de esta. Identificar aspectos que puedan estar impidiendo el cumplimiento de la política y proponer las medidas o actualizaciones que considere procedentes ante el Departamento de Recursos Humanos o al Comité de ética con la finalidad de fortalecer la misma.

EMPLEADOS: Serán los responsables de la aplicación de la política anticorrupción y antisoborno, quienes además actuarán conforme a los valores organizacionales; velando además porque cada uno actúe de acuerdo con sus responsabilidades. Participarán en cada una de las actividades que realice el departamento de Recursos Humanos con la finalidad de fortalecer el cumplimiento y conocimiento de esta Política.

5. POLÍTICA

MAINT S.A. está comprometida con la prevención del soborno y corrupción y no tolera actos ilícitos con sus clientes, proveedores, colaboradores, asociados de negocio y partes interesadas a fin de un beneficio indebido; promueve la cooperación de toda persona que sea conocedora de cualquier infracción o sospecha de soborno y que lo comunique a través del Buzón de Sugerencias y/o canales de comunicación que tiene la empresa. Se asegura total confidencialidad y anonimato y se prohíbe la adopción de cualquier tipo de represalia contra aquellas personas que efectúen comunicaciones de buena fe, garantizando la debida diligencia para determinar hechos de soborno y/o corrupción. Si se detecta hechos, actividades irregulares o incumplimientos a la Política Antisoborno y Anticorrupción es causal de una acción disciplinaria y no ser considerado un actor estratégico en nuestra organización

Asimismo, MAINT S.A. garantizará la existencia de canales de denuncia accesibles, confidenciales y, cuando aplique, anónimos, los cuales serán debidamente difundidos a todos los Miembros de MAINT y terceros relacionados, con el fin de facilitar la comunicación de denuncias, consultas o sospechas relacionadas con actos de soborno, corrupción o incumplimiento de la presente política.

La presente política señala estándares de conducta y lineamientos que deben aplicarse por parte de los Miembros de Maint:

Se encuentra prohibido los siguientes puntos:

• Soborno. – Explícitamente dar, recibir, inducir o permitir sobornos de cualquier índole, entendiéndose por soborno el ofrecer, comprometer, o entregar, dinero, bienes o cualquier beneficio, sea éste económico o no, a un funcionario de un Cliente o prospecto de Cliente, Proveedor, sea o no realizada esta acción con la intención de obtener una ventaja comercial indebida, comprometer la transparencia y/o independencia de las decisiones de tal funcionario.
  
• Interacción con funcionarios y Empleados Públicos. – Los Miembros de MAINT tienen prohibido ofrecer, prometer, autorizar, entregar o aceptar, directa o indirectamente, cualquier tipo de pago, regalo, donación, hospitalidad o beneficio indebido a funcionarios o empleados públicos, nacionales o extranjeros, con el fin de influir en decisiones, obtener ventajas indebidas, agilitar trámites o asegurar beneficios para la organización.
  
  Toda interacción con funcionarios o empleados públicos deberá realizarse de manera transparente, conforme a la normativa legal aplicable y utilizando exclusivamente los canales formales establecidos, dejando evidencia documentada de dichas interacciones.
  
• Participación en Procesos de Licitación y Contratación Pública. – MAINT S.A. participará en procesos de licitación y contratación pública de manera ética, transparente y conforme a la legislación vigente, absteniéndose de realizar prácticas de colusión, manipulación de procesos, uso de información privilegiada o cualquier otra conducta que atente contra la libre competencia y la integridad del proceso.
   
  Toda la información presentada en procesos de contratación pública deberá ser veraz, completa y verificable, y las comunicaciones se realizarán únicamente a través de los canales oficiales definidos por las entidades convocantes, manteniendo los registros y expedientes correspondientes como evidencia del cumplimiento. Esta disposición aplica tanto a la participación directa como a aquella realizada a través de intermediarios o terceros que actúen en nombre de MAINT S.A
  
• Donaciones no contempladas. – Los miembros de Maint no deben prometer, dar, solicitar o recibir de terceros, como una intención de soborno, donaciones no contempladas. Toda aportación a ONG´s deberá ser evaluada previamente por la Gerencia General de Maint considerando los valores y principios de la empresa.
  
• Regalos. – Los miembros de Maint no podrán ofrecer o aceptar regalos en todas sus formas, si se proporcionan o reciben para un fin indebido o como un medio para sobornar o coimar.
   
  Los artículos promocionales están permitidos siempre que su valor no supere los $100 (Cien con 00/100 dólares americanos) y estos no sean dadas de manera recurrente por el mismo proveedor o cliente.
   
  Los Miembros de Maint podrán pasar por reembolso las comidas, obsequios, cortesías (viajes y hospedajes) solo en los casos en que exista la aprobación de la Gerencia General.
  
• Hospitalidades, Atenciones y Cortesías. – Los Miembros de MAINT podrán ofrecer o aceptar hospitalidades, atenciones o cortesías comerciales tales como comidas, eventos corporativos, viajes, hospedajes u otros beneficios similares, únicamente cuando estos tengan un propósito legítimo de negocios, no sean excesivos, no se otorguen de forma recurrente y no tengan por objeto influir indebidamente en decisiones comerciales, administrativas o contractuales.
  
  Toda hospitalidad, atención o cortesía deberá contar con la aprobación previa de la Gerencia General y deberá ser registrada de manera transparente, conservando la documentación de respaldo correspondiente, tales como autorizaciones, comprobantes de pago y registros contables.
  
  Queda prohibida cualquier hospitalidad que pueda interpretarse como un soborno, incentivo indebido o ventaja injustificada
  

6. DEBIDA DILIGENCIA ANTICORRUPCIÓN

MAINT S.A. implementará procesos de debida diligencia anticorrupción con el fin de identificar, evaluar y mitigar riesgos de soborno y corrupción en sus relaciones con socios de negocios, proveedores, contratistas, subcontratistas y otros terceros relevantes.

La debida diligencia se aplicará de manera previa y periódica, según el nivel de riesgo identificado, y podrá incluir evaluaciones de antecedentes, análisis de reputación, revisiones documentales y declaraciones de cumplimiento.

MAINT S.A. se reserva el derecho de rechazar, suspender o terminar relaciones comerciales cuando se identifiquen riesgos inaceptables o incumplimientos a la presente política.

Los resultados de los procesos de debida diligencia deberán quedar documentados y disponibles como evidencia para revisiones internas, auditorías o requerimientos de autoridades competentes.

Se obliga el cumplimiento de:

• Todas las leyes y normas del país en los que desarrollan sus operaciones;
• Compromiso explícito y restricción de dar y recibir regalos;
• Política pública y disponible;
• Transparencia en el registro y manejo de nuestros libros y documentos de negocios.
• Transparencia en los tipos de donaciones y que tenga un procedimiento de aprobación e información de esas donaciones a todos los entes competentes tanto internos como externos.
• Extensión de esta política a nuestros relacionados y cadena de suministro (proveedores, subcontratados).
  

7. PROCEDIMIENTO

Los canales de denuncia serán difundidos a través de los medios de comunicación interna de la organización y estarán disponibles para empleados y terceros relacionados. La Oficial de Cumplimiento será la responsable de la administración de dichos canales, asegurando el tratamiento confidencial de la información, el análisis objetivo de las denuncias recibidas y la trazabilidad del proceso, desde su recepción hasta su cierre.

Si un Miembro de MAINT o tercero relacionado con la empresa conoce de algún tipo de violación a las políticas antes señaladas, deberá comunicarlo de inmediato, personalmente, vía correo al Departamento de Recursos Humanos (inforrhh@maintlatam.com), a través del Buzón de Sugerencias (https://smaxpro.maintlatam.com/) o de forma anónima a través de la Página Web (https://www.maintlatam.com/) y llenar el formulario.

En los casos en que la denuncia sea recibida a través del correo de Recursos Humanos, dicho departamento deberá informar de manera inmediata a la Oficial de Cumplimiento, quien asumirá la gestión, análisis y seguimiento del caso conforme a la presente política.

La Oficial de Cumplimiento comunicará a la Gerencia General sobre la existencia del caso cuando corresponda y, en coordinación con el Comité de Ética, realizará las averiguaciones pertinentes, apoyándose en los departamentos que estime necesarios, guardando en todo momento el sigilo y la confidencialidad de la información.

La denuncia será puesta en conocimiento del Comité de Ética, de manera obligatoria, cuando:

a) Involucre a funcionarios públicos o procesos de contratación o licitación pública;
b) Involucre a directivos, gerentes o personal con poder de decisión relevante;
c) Exista un riesgo significativo legal, reputacional o financiero para la organización;
d) Se trate de posibles actos de soborno, corrupción, fraude o incumplimientos graves a la presente política.

El Comité de Ética evaluará el caso, ordenará las investigaciones que correspondan y emitirá las recomendaciones a la Gerencia General, quien definirá las acciones correctivas y sanciones a aplicar.

Se debe tener presente, por todos los Miembros de Maint, que no se debe hacer ninguna denuncia, ni suministrar información si de antemano sabe que la misma es falsa.

En el caso de sugerencias, la Oficial de Cumplimiento realizará el análisis correspondiente y, de considerarlo pertinente, las pondrá en conocimiento del Comité de Ética y/o de la Gerencia General, quienes evaluarán su viabilidad y definirán si la misma puede ser aplicada, desestimada o incorporada como acción de mejora, dejando constancia documentada de la decisión adoptada.

8. SANCIONES

Las violaciones a esta Política pueden dar lugar a la imposición de llamados de atención por escrito, con copia a su file personal, con imposición de penalidades establecidas en el reglamento interno; pudiendo depender de la gravedad se dará lugar a la terminación del contrato de trabajo vía visto bueno.   Maint se reserva el derecho inclusive de iniciar procesos penales de considerarlo necesario.

En el caso de que las violaciones sean realizadas por terceros la Gerencia General determinara la sanción a ejecutar.

Frente a situaciones en las cuales se considere exista conflicto o duda en la aplicación de la presente política, deberá recurrirse al Reglamento Interno de la empresa.

Los Miembros de Maint o terceros que de buena fe reporten violaciones reales, incumplimiento legal, actos de corrupción, o de otra índole que vaya en contra de la presente política, no sufrirán represalias o consecuencias adversas por negarse a participar en una conducta indebida.